Effektiv planen – wie machen das eigentlich Kampfpiloten?

Eine gute solide Planung ist die Grundlage für den Erfolg eines Projektes. Auf der Internet Plattform linkedin.com habe ich vor einigen Tagen ein Zitat von Elisabeth Holmes (24) gelesen, der Gründerin von „Theranos“. Einer Firma, die das Verfahren von Blutuntersuchungen revolutionieren will. Sie ist zurzeit eine der erfolgreichsten Gründerinnen der Welt mit einem geschätzten Vermögen von 3,5 Milliarden $.

Das Zitat lautet: „The minute you have a back-up plan, you’ve admitted you’re not going to succeed.“

Als ich das gelesen hatte, musste ich doch etwas grübeln. Ich habe mir also 23 Jahre lang eingestanden, nicht erfolgreich sein zu können. Nie das Missionsziel zu erreichen. Weil wir immer einen Plan B hatten, und C, usw…..

Es tut mir leid Frau Holmes, ich kann Ihnen da nicht zustimmen.

Was ist denn eigentlich ein guter Plan??

Piloten sind einfach strukturierte Menschen. Unsere Planung läuft immer nach dem gleichen Schema ab. Zum Beispiel nach dem simplen Prinzip der 4 T’s:

  • Task
  • Target
  • Threat
  • Tactics

Das könnte etwas konkreter so aussehen:

  1. Task – Zerstören eines bestimmten Ziels
  2. Target – Das Ziel hat bestimmte Eigenschaften, die zum Erreichen der „Task“ zu berücksichtigen sind
  3. Threat – Welche Bedrohungen existieren dabei für uns
  4. Tactics – Wie setzen wir die Task unter Berücksichtigung der Bedrohungen um

Oder etwas anders:

  1. Making a ding in the universe (S. Jobs) – Entwickeln eines revolutionären Telefons
  2. Das iphone erfinden – Es muss diese Eigenschaften haben: Größe, Gewicht, Leistung, Telefon, Internet, Email, ipod,….
  3. Wir müssen die ersten sein, Geheimhaltung, Patente sichern, Konkurrenz, ist die Welt dafür schon bereit??
  4. Und so machen wir es……

Zugegeben, das ist doch sehr simpel. Ist es wirklich so einfach?? Nun ja, nicht ganz.

Planung kann unterschiedlich definiert werden. Einfach gesprochen ist es nichts anderes als eine Methode, die bestimmte Handlungen im Vorfeld definiert. Aber eines darf Planung nicht sein: starr und unflexibel!

Also dann,….wie geht das?

Eine Planung ist ein dynamischer Prozess. In diesen Prozess fließen kontinuierlich Veränderungen, Risiken, Unvorhergesehenes oder neues Wissen ein. Das bedeutet, dass ein Plan auch anpassungsfähig und flexibel sein muss. Der Plan ist nicht dazu da, ein genaues Step-by-Step Verfahren zu entwickeln. Der Plan soll vielmehr Raum für Anpassung und Veränderungen bieten, die sich im Umfeld zwangläufig ergeben.

Um das zu erreichen, braucht man:

  1. Ein klare Grundlage auf der die Planung stattfindet

Jedes Unternehmen sollte einen einfachen, von jedem akzeptierten Planungsprozess besitzen. Dieser dient als Grundlage und vereinfacht die Kommunikation im Team. Jeder weiß, worum es geht, und wie bestimmte Abläufe funktionieren.

In der Fliegerei heißt diese Grundlage „SOP“ – „Standard Operating Procedure“. Diese legt alle grundsätzlichen Verfahren fest. Jeder Pilot in der Staffel kennt diese SOP, ohne die Inhalte zu kennen, kommt er gar nicht ins Flugzeug.

  1. Ein klar definiertes Ziel

Der erste Schritt im Planungsprozess ist die Festlegung des eigentlichen Ziels. Wir nennen das: „Mission Objective“. Dieses Ziel ist „Klar, Messbar, Erreichbar und unterstützt langfristige Unternehmensziele“.

Das heißt nichts anderes, das alle Team Mitglieder die gleiche Vorstellung von der Bedeutung des Ziels haben müssen. Sie müssen auch wissen, wann die Ziellinie erreicht wurde. Ob das Kennzahlen oder andere KPI’s sind legen Sie fest. Der Erfolg Ihres Ziels muss messbar sein.

Das beste Ziel nützt Ihnen nichts, wenn es für Sie nicht erreichbar ist, weil bestimmte Dinge wie zum Beispiel Ressourcen fehlen. Dies wirkt sich sofort negativ auf die Motivation des Teams aus. Wieso soll ich mich anstrengen, wenn es hinterher doch nicht klappt. Ich habe nichts gegen hochgesteckte Ziele, aber man sollte trotzdem innerhalb realistischer Grenzen bleiben. Abschließend sollte ein Projekt / Plan immer langfristige Unternehmensziele unterstützen. Ist dies nicht der Fall, werden unter Umständen wertvolle Ressourcen verschwendet.

  1. Berücksichtigung von „Lessons Learned“

Die „Lehren“ aus früheren Projekten ist Ihre wertvollste Ressource überhaupt. Das akzeptieren und lernen aus Fehlern ist eine der Grundvoraussetzungen einer „Learning Culture“. Daten müssen gesammelt, analysiert und entsprechend verbreitet werden. Werden diese Daten sinnvoll genutzt führt das zu kontinuierlichen Lernprozessen und einer leistungsfähigeren Organisation.

Der Fokus bei der Analyse der Lessons Learned liegt dabei auf dem „Route Cause“, der Hauptursache. Damit sind nicht „schuldige Personen“ gemeint. Wird eine „Learning Culture“ richtig gepflegt und umgesetzt, hat das nicht nur positive Auswirkungen auf Unternehmensprozesse sondern auf die gesamte Unternehmenskultur.

Sie wollen doch nicht jeden Fehler 2 mal machen, oder?

  1. Eine realistische Einschätzung der Risiken / Bedrohung

Dies ist ohne Zweifel eines der Kernpunkte Ihrer Planung. Für Kampfpiloten ist es das jedenfalls. Eine Bedrohung beeinflusst sehr wahrscheinlich die Durchführung meines Plans. Risiken müssen genau betrachtet und klassifiziert werden:

  • Werden diese Risiken durch externe oder interne Faktoren gebildet?
  • Kommen sie durch die Konkurrenz, Mitbewerber oder durch die generelle Marktlage zustande?
  • Kann ich Risken eliminieren?
  • Kann ich Risiken kontrollieren oder nicht?
  • Welches Maß an Risiko kann ich akzeptieren?
  • Welche Risiken wirken besonders schwer?

Die Teammitglieder müssen sich dieser Risiken bewusst sein. Sie müssen wissen, was den Planungserfolg und damit den Projekterfolg gefährdet. Dadurch sind sie auch besser vorbereitet, sollte ein solches Risiko eintreten.

Viele Unternehmen messen diesem Schritt nicht die nötige Bedeutung zu. Wir möchten uns ja auch nicht wirklich mit Dingen beschäftigen, die schief gehen können. Wir wollen uns mit dem erfolgreichen Plan beschäftigen. Wenn Unternehmen scheitern, dann meistens deshalb, weil dieser Schritt 3 entweder ausgelassen, oder Handlungen ohne ein wirkliches Verständnis der Risiken implementiert wurden.

  1. Ausreichende Ressourcen

Als Piloten waren wir es gewohnt, mit Ressourcen haushalten zu müssen (das ist die nette Umschreibung für: Wir hatten keine). In der heutigen Zeit sind wir trotz allem sehr „Go“ orientiert – wir wollen Dinge möglich machen, auch wenn das mit den zur Verfügung stehenden Mitteln schwierig erscheint. Das ist auch eine Art von Qualitätsmerkmal. Solange man es nicht übertreibt. Leider ist der Übergang von „geht“ zu „geht nicht mehr“ nicht fließend, sondern erfolgt plötzlich. Dann ist es aber leider zu spät.

Stellen sie sicher, dass Ressourcen ausreichend zur Verfügung stehen, ganz egal ob Personal, Ausrüstung oder finanzielle Mittel. Haben Sie nicht genügend Ressourcen, ist spätestens hier der Zeitpunkt sich darum zu kümmern.

  1. Umsetzung des Plans – Was wirklich gemacht werden soll!

Hier werden die Ideen gesammelt und Strategien entwickelt. Sammeln sie alle Informationen, formulieren Sie individuelle Aufgaben. „Wer“ ist für „Was“ verantwortlich, „Wann“ müssen diese Dinge erledigt sein.

Es ist wichtig, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind. Jeder innerhalb des Teams muss sich seiner wichtigen Rolle bewusst sein. Jeder muss seinen Teil zum gelingen des Plans besteuern. Jeder einzelne trägt individuelle Verantwortung dafür.

Zeitansätze sind unbedingt zu beachten und einzuhalten.

  1. „What If’s“

Nachdem der Plan grundsätzlich steht, lohnt es sich darüber nachzudenken, was wäre wenn………

Dieses „Wenn“ können viele Dinge sein, wie zum Beispiel der Ausfall von Personal, Wegfall von kritischen Ressourcen, eine neue Bedrohung, ein neuer Konkurrent auf dem Markt, ein innovatives Produkt kommt vor Ihrem auf den Markt, usw……

Jetzt einen Plan in der Tasche zu haben ist ein „must have“! Haben sie den nicht, folgen in der Regel Chaos, Aktionismus und schlechte Entscheidungen. Der Zeitdruck steigt immens. Wenn sie jetzt schon vorbereitet sind, ist die Tatsache, dass ein „What If“ eingetreten ist sicherlich nicht optimal, aber die Folgen davon sind weitaus geringer. Der Missions- oder Projekterfolg ist noch nicht unmittelbar gefährdet.

  1. Red Air – Der ultimative Test

 

Steht der Plan? Sie haben an alles gedacht? Ok, dann los…….halt Stopp!! In der Fliegerei gibt es für alle Pläne den ultimativen Test. Wir fliegen auf Übungen gegen unsere eigenen Verbündeten. Sie bilden ein Team aus „Gegnern“, die nichts anderes tun, als den Plan zu „sabotieren“ – Das ist die „Red Air“. Sie zeigen uns schonungslos auf, wo die Schwachstellen unseres Plans liegen. Welche Dinge haben wir übersehen, wo waren wir überheblich oder leichtsinnig. Fanden wir unseren Plan so perfekt, dass wir kritische Dinge nicht mehr beachtet haben.

Finden Sie für Ihre Projekt- und Planungsteams auch ein Red Team, das Ihrem Plan unvoreingenommen auf Herz und Nieren testet. So können sie noch Veränderungen vornehmen, bevor es in die richtige heiße Phase geht.

„Ready to Fly?“

Nachdem wir diesen einfachen Prozess durchlaufen haben und unser perfekter Plan steht, können wir ja jetzt „fliegen“ gehen. Der Pilot steigt jetzt trotzdem noch nicht ins Flugzeug. Jetzt geht es erstmal ins „Briefing“! Was das ist und warum Kampfpiloten das tun…das erfahren Sie im kommenden Monat.

„Theranos“ produziert übrigens in den USA gerade negative Schlagzeilen, weil Ihre Analysegeräte nicht wie geplant funktionieren. Ich hoffe für sie, dass Frau Holmes doch einen Plan B hat…

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